Por increíble que parezca, para la correcta organización en la bandeja de entrada de tu correo electrónico se debe tener disciplina.
A continuación te comparto una estrategia que siguen múltiples empresas para administrar tus correos electrónicos de manera efectiva. La técnica es simple y por ende efectiva.
Orginiza mejor tu correo electrónico
Los expertos sostienen que el mayor error es crear carpetas basadas en temas. Los correos electrónicos, como las reuniones, rara vez siguen el rumbo.
El segundo error es intentar utilizar la bandeja de entrada como lista de tareas pendientes. Y es que sencillamente, no hay suficientes horas laborables para responder a los correos que se acumulan.
Con el tiempo, los correos que deberían ser contestados fueron empujados cada vez más para abajo, y finalmente fueron olvidados.
De tal modo que las cinco carpetas que realmente solo se necesitan son:
- Bandeja de entrada: Los correos no deberían permanecer aquí más tiempo del necesario para archivarlos en otra carpeta. La excepción a la regla es cuando respondes inmediatamente y esperas generar una conversación continua.
- Hoy: Todo lo que requiere una respuesta el mismo día.
- Esta semana: Todo lo que requiera una respuesta antes del fin de semana.
- Este mes / trimestre: Todo lo que necesite una respuesta más a largo plazo. Dependiendo de su función, se puede contar con carpetas mensuales o trimestrales.
- FYI: La mayoría de los correos son informativos, por lo que en caso de que necesites hacer una referencia a uno de estos, es una buena opción.
Una vez que adoptes este sistema, debes adherirte a él sin piedad, sin medias tintas, y es que tendemos a relajarnos más con los hábitos recién adoptados a medida que la novedad se difumina.
Recuerda que no se debe confundir tener una opción con liderazgo, o aumentar el volumen de correos electrónicos con deberes laborales más importantes.
